Was ist Projektcontrolling?

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Projektcontrolling ist wesentlich, um Projekte zu steuern und so für erfolgreiches Projektmanagement unerlässlich. Die beste Projektplanung ist hinfällig, wenn die einzelnen Projektschritte nicht ständig überwacht und nachgehalten werden. Dazu gehören folgende Bereiche:

Besonders der letzte Punkt ist wesentlich. Denn was nützt es, wenn Probleme erkannt, aber nicht gelöst werden? Der folgende Beitrag erläutert die Bedeutung von Projektcontrolling sowie die Umsetzung in Software-Lösungen wie ERP-Software.

Inhalt

Projektcontrolling – was ist das?

Projektcontrolling kann mit einem modernen Auto verglichen werden. Für die Bedienung  ist es wichtig, dass der Fahrer die Geschwindigkeit, die Tankanzeige und die Temperatur im Blick hat. Es ist nicht wichtig, dass der Fahrer über alle einzelnen Prozesse oder Abläufe Bescheid weiß, die das Auto fahren lassen. Müsste der Fahrer diese auch im Blick haben, könnte er sich mit Sicherheit nicht mehr auf den Verkehr konzentrieren.

Dieses Beispiel beschreibt anschaulich, dass es für den Projektmanager bei Projektcontrolling nicht notwendig ist, jeden einzelnen Projektbereich in und auswendig zu kennen. Viel wichtiger ist es, dass er regelmäßig alle Projektcontrolling Kennzahlen erhält, die erforderlich sind, um das Projekt zu steuern.

Wesentliche Kennzahlen können beispielsweise der Projektfortschritt und die Projektkosten im Vergleich zu den Sollwerten sein.

Abgrenzung zum Projektmanagement

Nach der Definition der DIN 69901 ist Projektmanagement die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts.“

Das bedeutet, Projektmanagement umschreibt alle Prozesse, die mit dem Projekt in Verbindung stehen. Dazu gehört Mitarbeiterauswahl und Mitarbeiterführung sowie alle sonstigen Prozesse, die das Projekt  planen, organisieren, kontrollieren und steuern.

Nach der DIN 69901 ist Projektcontrolling verantwortlich für das Erreichen der Projektziele durch die Maßnahmen „Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung“. Projektcontrolling unterstützt also das Projektmanagement beim Erreichen der Projektziele. Dabei wird die Effektivität und Effizienz des Projektes geprüft.

Ein Bereich, der dabei nicht immer im Fokus steht, ist die Abrechnung der Projekte. Dies ist teilweise nur bedingt in das Projektmanagement und Projektcontrolling integriert. Die Kostenabrechnung ist dabei ein wesentlicher Punkt. Schließlich werden Projekte in der Regel durchgeführt, um damit Geld zu verdienen. Gerade im Dienstleistungsbereich ist dies ein wichtiger Punkt, der nicht vergessen werden sollte.

Abgrenzung zum Controlling

Das Projektcontrolling ist ein Teilbereich des Unternehmenscontrollings. Controlling ist im Deutschen das gleiche wie internes Rechnungswesen. Das Controlling steuert und kontrolliert alle Unternehmensprozesse. Besonderer Schwerpunkt liegt auf der Sicherung und Mehrung des Unternehmensvermögens. Wie wir schon festgestellt haben, hat Projektcontrolling genau diese Aufgaben – bezieht sich aber ausschließlich auf ein Projekt.

Projektcontrolling Methoden

Drei Faktoren sind für Projektcontrolling essentiell: die Zeit bis zum Projektabschluss, aufgewendete Kosten bis zum Projektabschluss und der Fertigstellungsgrad.

Alle drei Kennzahlen können z.B. als Prozentzahl ausgewiesen werden. Wichtig ist natürlich, diese Kennzahlen rechtzeitig zu definieren.

Methoden des Projektcontrollings sind zum Beispiel:

Projektplan

Im Projektplan werden alle einzelnen Aktivitäten und beteiligten Personen aufgeführt. So hat der Projektverantwortliche immer im Blick, wer was zu tun hat. Wichtig ist es, den Projektplan bei Verschiebungen anzupassen.

Meilensteintrendanalyse

Eine weitere Methode ist das Setzen von Meilensteinen. Diese sind verbindlich für den Zeitplan. So kann zum Beispiel festgelegt werden, welcher Schritt am 10. Projekttag definitiv erreicht sein soll. Dazu ist es wichtig, dass der Zeitplan im Vorfeld realistisch erstellt wurde. Die Meilenstein-Trend-Analyse vergleicht die im Vorfeld festgelegten Meilensteine mit den tatsächlich erreichten Zeiten. Dies kann grafisch dargestellt werden und kann Grundstein für Auswertungen sein. So kann ein Trend für das Projekt abgeleitet werden. Diese Analyse kann auch dazu verwendet werden, generelle Trends für zukünftige Projektplanung abzuleiten.

Nutzwertanalyse

Der Vorteil der Nutzwertanalyse ist, dass damit nicht nur Kosten und Rentabilität sondern auch Faktoren wie die Bedeutung oder Wichtigkeit des Projektes mit einbezogen werden kann. Bei dieser Analyseform werden alle Fakten berücksichtigt, die auf das Projekt Einfluss nehmen können. Für jedes einzelne Projekt wird ein Punktwert definiert. Dieser zeigt den Grad der Erfüllung der Unternehmensziele an. Dies erfolgt in folgenden Schritten:

  •  Ziele bestimmen und gewichten
  • Punktwerte für die Projekte vergeben
  • Gewichte mit den zugehörigen Punkten multiplizieren
  • Gewichtete Punktgesamtsumme ermitteln
  • Sensitivität des Ergebnisses analysieren

Natürlich ist es auch bei der Nutzwertanalyse wichtig, im Vorfeld zu überlegen, welche Ziele dahinterstehen. In der Regel handelt es sich um Kosten-, Leistungs- oder Terminziele.

Gegensteuern bei Abweichungen

Wie eingangs erwähnt, ist das Wichtigste bei Projektcontrolling nicht die Überwachung der einzelnen Projektschritte und Projektkosten, sondern das sofortige Gegensteuern bei Abweichungen im Projekt. Damit dies zügig gelingt, ist es wichtig, von Anfang an Notfallpläne zur Hand zu haben. So ist es beispielsweise möglich, schnell Ersatz für ausgefallene Mitarbeiter zu beschaffen.

Wie ERP-Software helfen kann

Gute ERP-Software (Enterprise Resource Planning) bietet hier optimale Hilfestellung. In Unternehmen wird oft der Fehler gemacht, dass Projektcontrolling nicht genügend beachtet wird. Oft wird erst im Nachhinein festgestellt, dass das Budget überschritten wurde. Oder kurz vor dem Fälligkeitstag fällt den Projektverantwortlichen auf, dass wichtige Teile noch nicht umgesetzt wurden.

Für erfolgreiches Projektcontrolling – auch unter Einsatz von ERP-Software-müssen einige Bedingungen erfüllt sein.

Wichtig ist zuerst eine Zielplanung. Was ist das Ziel? Wie gelange ich dorthin? In welchen Schritten soll dies erfolgen? Dies muss in die ERP-Software eingepflegt werden.

Die Planungsstruktur muss mit der Abfragestruktur übereinstimmen. Zum Beispiel sollten Personalkosten und aufgewendete Zeit mit dem Projekt verbunden sein. Auch hier kann ERP-Software helfen: Wenn Arbeitszeiten und Personalkosten mit den Projekten verknüpft sind, ist es möglich, teilfertige Projekte zu berechnen. Auch so haben Sie die Kosten immer im Blick. Hierbei hilft eine integrierte Zeiterfassung.

Der Projektverantwortliche sollte die  Kennzahlen, die das ERP-System liefert regelmäßig kontrollieren. Zusätzlich verfügen manche ERP-Systeme über die Funktion eines Manager Cockpits mit Farbampeln, bei denen abweichende Projekte mit Ampelfarben markiert werden. Dieses warnt automatisch, wenn vorher definierte Sollwerte überschritten werden.