Datenschutz

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Jörg Lehmeier

Eichendorffstr. 23b

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Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

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Die Datenschutzerklärung wurde mit dem Datenschutzerklärungs-Generator der activeMind AG erstellt.

 

Vertriebscontrolling Kennzahlen

Vertriebscontrolling Kennzahlen helfen dabei, den Vertrieb zu steuern. Zu den wichtigsten  Vertriebskennzahlen zählen:

  • Umsatz
  • Nettogewinn
  • Umsatzrentabilität
  • Absatz
  • Erwartetes Auftragsvolumen

Oft lassen sich überdies Vertriebskennzahlen und Marketing Kennzahlen nicht streng voneinander trennen. Für den Geschäftsführer bieten Controlling Kennzahlen einen wichtigen Überblick, um die aktuelle Geschäftssituation, Investitionen und Risiken einschätzen zu können. Für Abteilungsleiter und  Vertriebsmanager ist es ebenfalls wichtig, nachzuvollziehen, wie die einzelnen Kennzahlen zustande gekommen sind. Ein Vergleich mit den Vormonaten und Vorjahren reicht dabei in der Regel nicht aus. Deswegen ist es sinnvoll, auch Analysen zu Kundengruppen, Artikelgruppen, Lagerbewegungen und Vertriebskanälen durchzuführen. Folgende Fragestellungen helfen dabei:

  • Welche Artikelgruppen sind besonders beliebt?
  • Bei welchen Artikeln handelt es sich um Verkaufsschlager, bei welchen um Ladenhüter?
  • Welche Vertriebsmitarbeiter generieren den meisten Umsatz?
  • Welche Kundengruppen bringen den meisten Umsatz? (z.B. bestimmte Branchen, Unternehmen einer bestimmten Größe, Akademiker etc.)
  • Welche Vertriebskanäle (Ladengeschäft, eShops, Marktplätze, Anzeigen etc.) bringen am meisten Kunden?

Mit einer genauen Analyse der einzelnen Bereiche ist es beispielsweise möglich, den Lagerbestand zu optimieren, unrentable Vertriebskanäle abzuschaffen oder gezielte Maßnahmen für bestimmte Kundengruppen (Gutscheine, Rabatte, Sonderaktionen etc.) umzusetzen.

Die Abbildung von Vertriebscontrolling Kennzahlen

Das Vertriebscontrolling wird oft in Unternehmenssoftware wie spezialisierte CRM (Customer Relashionship Management) Lösungen dargestellt. Diese bieten in der Regel eine vollständige Kundenverwaltung mit entsprechenden Auswertungsmöglichkeiten an. Die Vertriebscontrolling Kennzahlen werden dabei in der Regel in einem Management Cockpit grafisch dargestellt. CRM Systeme verfügen in der Regel auch über ein umfangreiches Berichtswesen, mit dem es möglich ist, ABC-Analysen durchzuführen und eine Kundenklassifizierung und Kundensegmentierung vorzunehmen.
Ein CRM System ermöglicht Unternehmen so eine hohe Transparenz über Vertriebsvorgänge und Vertriebscontrolling Kennzahlen.

Wichtige Vertriebscontrolling Instrumente

Verkaufsstrichter (Überblick über die einzelnen Verkaufsphasen)
Leadstatus-Verlauf (Wie viele Interessenten in den letzten Monaten)
Forecasts (Wie hoch ist der zu erwartende Auftragseingang im nächsten Monat?)
Umsatz nach Vertriebsbereichen und Vertriebsmitarbeitern
Welcher Vertriebskanal bringt wie viele Kunden?

  • Verkaufsstrichter (Überblick über die einzelnen Verkaufsphasen)
  • Leadstatus-Verlauf (Wie viele Interessenten in den letzten Monaten)
  • Forecasts (Wie hoch ist der zu erwartende Auftragseingang im nächsten Monat?)
  • Umsatz nach Vertriebsbereichen und Vertriebsmitarbeitern
  • Welcher Vertriebskanal bringt wie viele Kunden?

Vertriebscontrolling Kennzahlen im Überblick

  • Umsatz
  • Nettogewinn
  • Umsatzrentabilität
  • Absatz
  • Erwartetes Auftragsvolumen
  • Angebotsbestand
  • Auftragseingang
  • Forecasts
  • Gutschriften-Bestand
  • Verlorene Aufträge

Service Controlling durch Service Kennzahlen

Service Controlling ist für Unternehmen, die im Bereich Service Management tätig sind, unabdingbar. Im Rahmen dessen ist es wesentlich, sinnvolle Service Kennzahlen zu ermitteln, deren Aussage Ihrem Unternehmen einen deutlichen Mehrwert bringen und eine belastbare Abschätzung der wichtigsten Servicebereiche für ihr Unternehmen ermöglichen. Im Folgenden finden Sie einige Controlling Kennzahlen für den Service Bereich, die Sie für Ihr individuelles Servicecontrolling verwenden können. Damit Ihr Service Controlling gelingt,  definieren Sie am besten vorher (realistische) Zielwerte. Anhand dieser können Sie die von Ihnen definierten Service Kennzahlen leicht überprüfen.

Service Kennzahlen definieren

Erzielter Umsatz

Prüfen Sie, wie viel Umsatz Sie mit dem Bereich Service gemacht haben. Auch wenn Ihr Kerngeschäft nicht im Service liegt, haben Sie die Chance, mit einem guten Service Gewinne zu erzielen. Und sollte dies nicht möglich sein – messen Sie, wie viel Neugeschäft Sie mit Bestandskunden, die Sie mit Ihrem Service an sich binden, erreichen.

Anzahl der gewonnenen Kunden

Eine einfach zu ermittelnde Service Controlling Kennzahl ist die Anzahl der gewonnen Kunden in einem definierten Zeitraum. Diese Zahl ist allerdings weniger aussagekräftig, wenn Sie nur wenige Kunden, dafür aber ein hohes Projektvolumen haben. Ähnliches gilt für die Zahl erzielter Aufträge.

Zufriedenheitsindex

Führen Sie regelmäßig eine Kundenzufriedenheitsbefragung durch. Stellen Sie jeweils die gleichen Fragen und leiten Sie dem Ergebnis eine Prozentzahl ab. So können Sie einfach messen und nachhalten, ob und wie sich die Zufriedenheit  Ihrer Kunden geändert hat.

Erreichbarkeit

Wie lange dauert es, bis eine Anfrage aufgenommen wurde und der Kunde die erste Rückmeldung erhält? Die Erreichbarkeit ist der erste Schritt zu zufriedenen Kunden.

Lösungskompetenz

Mindestens genauso wichtig ist die Service Kennzahl die Lösungskompetenz. Denn was nützt Erreichbarkeit, wenn Sie nicht weiterhelfen können? Messen Sie die Bearbeitungsdauer der Kundenanfragen und ermitteln Sie, wie lange es mindestens, durchschnittlich und höchstens dauert, um eine Anfrage abzuschließen. Es muss nicht immer alles schnell gehen.

Rücklauf

Auch die Rücklaufquote ist ein wichtiges Kriterium im Service Controlling. Messen Sie, wie viele Anfragen es zu Problemen gibt, die bereits als gelöst galten. Wie bei der Retourenquote ist es wichtig, zu messen, welche Schwierigkeiten aufgetreten sind und warum die Kunden nicht zufrieden sind.

Produktivität der Servicetechniker

Zeitauswertungen helfen Ihnen dabei, zu ermitteln, wie produktiv ihre Techniker sind. Prüfen Sie, wie viel Zeit ihrer Tätigkeit den Kunden in Rechnung gestellt werden kann.

Fallstricke im Service Controlling

Um aussagekräftige Kennzahlen zu ermitteln, ist es wichtig, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen – denn auch im Service Controlling lauern Fallstricke.

Wenn sich beispielsweise die Rücklaufquote von 1000 auf 750 verringert hat, heißt das nicht zwangsläufig, dass sich diese verbessert hat. Wichtig ist es, die Zahl der Anfragen und Aufträge zu betrachten. Was nämlich, wenn diese von 2000 auf 1250 gesunken sind?

Service Kennzahlen richtig interpretieren

Die eigentliche Kunst im Servicecontrolling besteht darin, aus den Kennzahlen die richtigen Schlüsse zu ziehen und zielführende Maßnahmen daraus abzuleiten und umzusetzen. Dazu dient folgendes Beispiel.

Beispiel: Umsatz der Service Mitarbeiter

Die Kennzahlen ergeben, dass der Umsatz pro Service Techniker nicht sehr hoch ist. Eine Lösung kann darin bestehen, die Umsätze aller Service Techniker offenzulegen. Ziel:  Das Konkurrenzbewusstsein anzustacheln und die Mitarbeiter  zu mehr Leistung anzuspornen.

Es kann jedoch auch hinterfragt werden, was es bedeutet, wenn die Service Mitarbeiter stets alle Termine erfüllen. Eine Erklärung kann darin bestehen, dass die Mitarbeiter nicht ausgelastet sind. Oft ist der erste Impuls vieler Unternehmer, reflexartig umzustrukturieren, den Service zu straffen und gegebenenfalls sogar Mitarbeiter zu entlassen. Doch Vorsicht vor zu kurzfristigem Denken. Es kann sein, dass Ihre Service Mitarbeiter im Sommerloch nicht richtig ausgelastet sind, im Winter aber umso mehr. Mitarbeiter im Sommer zu kündigen, im Herbst neue anzulernen, diese im Winter arbeiten zu lassen und im Sommer wieder loszuwerden ist besonders in Berufen, die viel Know-How erfordern, gefährlich.

Service Controlling durch Service Kennzahlen

Mit Servicecontrolling durch Service Kennzahlen haben Sie die Möglichkeit, Ihren Service auf Herz und Nieren zu prüfen. Je nachdem, welchen Stellenwert das Service Management in Ihrem Unternehmen hat, wird diesem mal mehr oder mal weniger Bedeutung beigemessen. Wenn Sie jedoch alle Unternehmensbereiche im Blick haben möchten, sollten Sie auch den Service nicht aussparen. Denn dieser Bereich wird oft vernachlässigt, kann jedoch bei einem entsprechenden Service Controlling und daraus abgeleiteten Maßnahmen ebenfalls hohe Gewinne erzielen.

Controlling Kennzahlen

Controlling Kennzahlen ermöglichen Unternehmen Transparenz und einen schnellen Überblick über wichtige Unternehmensabläufe. Dazu gehören beispielsweise

Die Controlling Kennzahlen werden in der Regel mithilfe von einfachen Formeln wie zum Beispiel Verhältnisformeln bestimmt. Das Datenmaterial kann dabei aus ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen stammen – aus der Finanzbuchhaltung, dem Vertrieb, der Warenwirtschaft etc.
Der Große Nutzen in der Ermittlung der Controlling Kennzahlen besteht darin, dass Geschäftsführer, Manager und Abteilungsleiter die Unternehmenskennzahlen miteinander vergleichen und auf Abweichungen – wie zum Beispiel einen Umsatzeinbruch – schnell reagieren können. Controlling Kennzahlen ermöglichen auch eine fundierte Planung. Mit Hilfe von Angebots- und Auftragsforecasts ist es zum Beispiel möglich, abzuschätzen, mit welchem Umsatz im nächsten Monat gerechnet werden kann. So lassen sich Investitionen besser planen und steuern.
Controlling Kennzahlen stellen eine große Hilfe bei der Unternehmenssteuerung dar. Wichtig dabei ist jedoch, auch andere Steuerungsinstrumente wie zum Beispiel umfangreiche Berichte zu verwenden. Sonst kann es passieren, dass wichtige Informationen, die sich nicht in Kennzahlen fassen lassen, nicht berücksichtigt werden.

Darstellung der  Controlling Kennzahlen

In kleineren Unternehmen werden die wichtigsten Kennzahlen oft händisch ermittelt und in Excel-Tabellen erfasst. Dies ist in der Regel sehr mühsam. Doch es gibt viele Software-Lösungen aus dem Bereich Unternehmenssoftware, die ebenfalls dabei unterstützen können, ohne dass manuelle Prozesse erforderlich sind, um die Kennzahlen zu bestimmen.  Für mittelständische Unternehmen macht eine Unternehmenssoftware Sinn, die alle Unternehmensbereiche wie Verkauf, Einkauf, Buchhaltung sowie gegebenenfalls Lager, Produktion oder Projektmanagement in einer Komplettlösung abbildet. Dies ermöglicht Auswertungen über alle Unternehmensbereiche sowie das gesamte Unternehmen. Insbesondere ERP Systeme verfügen oft über ein Manager Cockpit, das die Unternehmenskennzahlen beispielsweise in Form von Grafiken und Metern darstellt. Manche Systeme ermöglichen hierbei sogar ein Echtzeit Controlling – so werden beispielsweise Angebote, Aufträge, Bestellungen und Rechnungen sofort nach der Erstellung in den Kennzahlen berücksichtigt.
Zusätzlich gibt es spezialisierte Business Intelligence Lösungen, die auf die ERP Daten zugreifen und Analysen ermöglichen. Da es sich dabei allerdings um keine integrierten Lösungen handelt, sind oft keine Echtzeit-Auswertungen möglich.

Zu den wichtigsten Controlling Kennzahlen gehören:

  • Umsatzkennzahlen
    • Tagesumsatz
    • Monatsumsatz
    • Jahresumsatz
  • OPOS-Kennzahlen
  • Aktuelle OPOS-Bestände
  • Fällige Forderungen
  • Fällige Verbindlichkeiten
  • Offene Posten nach Monaten
  • Altersstruktur der Offenen Posten
  • Lager-Kennzahlen
  • Lagerwert (nach Artikelgruppen)
  • Rückstände
  • Einkaufskennzahlen
  • Bestellbestand
  • Einkaufs-Monatsumsatz
  • Erwartete Lieferungen
  • Verkaufskennzahlen
  • Forecasts
  • Angebotsbestand
  • Verkaufstrichter
  • Umsatz nach Mitarbeitern und Vertriebskanälen

Mit Bestellvorschlag den Einkauf optimieren

Ein in das Warenwirtschaftssystem integrierter Bestellvorschlag ist eine große Hilfe, um den Einkauf zu optimieren. Denn der Bestellvorschlag wertet im Rahmen des Bestellpunktverfahrens den einzelnen Artikeln hinterlegte Controlling Kennzahlen wie Sicherheits-, Soll- und Meldebestand aus und generiert daraus Bestellvorschläge. Damit dies funktioniert, ist es wesentlich, für jeden Artikel die entsprechenden Kennzahlen zu errechnen und im Warenwirtschaftssystem zu hinterlegen.

Der Sicherheitsbestand fungiert als eiserne Reserve für Notfälle. Ist für jeden Artikel ein Sicherheitsbestand hinterlegt, gilt es, die Lagerbestände entsprechend so zu füllen, dass der Sicherheitsbestand nicht unterschritten wird. Dafür ist der Meldebestand da. Wenn dieser unterschritten wird, löst das in automatisierten Warenwirtschaftssystemen automatisch einen Bestellvorschlag aus.

Bestandsmanagement mit Bestellvorschlag

Der Bestellvorschlag erzeugt automatisch Bestellvorschläge für Artikel, deren Meldebestand unterschritten ist. Bei selbstlernenden Systemen werden nicht nur die eingetragenen Bestände, sondern auch die Verkaufszahlen aus dem Vorjahr mit einbezogen. Das System erkennt Saisonalitäten und schlägt bei Unternehmen, für die beispielsweise das Weihnachtsgeschäft interessant ist, für die relevanten Zeiträume von vorneherein höhere Stückzahlen vor, die es aus den Daten der Vorjahre errechnet.

Im Bestellvorschlag lassen sich darüber hinaus verschiedene Lieferkriterien berücksichtigen und Lieferanten danach auswählen. Der Einkäufer kann individuell prüfen, ob er den Artikel schnellstmöglich erhalten möchte und dafür gegebenenfalls einen höheren Preis zahlt oder ob er längere Lieferzeiten in Kauf nimmt, dafür jedoch von niedrigen Einkaufspreisen profitiert.

Der Einkäufer hat die Möglichkeit, die Bestellvorschläge zu prüfen und freizugeben, worauf das Warenwirtschaftssystem automatisch Bestellungen erzeugt. Diese lassen sich einfach per Outlook als PDF versenden.

Lieferungen zuordnen

Sobald eine Lieferung eintrifft und Bestände auf Artikelpositionen gebucht werden, beginnt ein neuer Zyklus. Die Bestände im System werden angepasst. Ist beispielsweise ein Online-Shop angebunden, werden die Lagerbestände automatisch aktualisiert. So ist es möglich, auch dem Kunden aktuelle Informationen zur Artikelverfügbarkeit zukommen zu lassen.

Unternehmen profitieren nicht nur durch ein Bestandsmanagement mit Bestellvorschlag von einem Warenwirtschaftssystem. Weitere wichtige Funktionen sind Schnittstellen zu Shopsystemen und Marktplätzen, eine zeitsparende Belegerstellung, Lageroptimierung durch scannergestützte Kommissionierung und vieles mehr.

Ticket Systeme erfolgreich nutzen

Wobei hilft ein Ticket-System?

Ein Ticket System ermöglicht es, Kundenanfragen zu empfangen, bestätigen, bearbeiten und nachzuverfolgen. Wo reine E-Mails oder Aufgaben (z.B. in Outlook) schnell untergehen, bietet ein Ticketsystem Struktur, Übersicht und Nachverfolgbarkeit, und zwar über mehrere Mitarbeiter hinweg. Es legt fest, wer was wann erledigt und in welcher Priorität und stellt so ein wichtiges Werkzeug für Unternehmenssteuerung, Entwicklung, Controlling, Kundenservice, Vertrieb und Support dar.

Was kann im Ticketsystem erfasst werden?

  • Bearbeiter
  • Kunde
  • Wunschtermin
  • Fertigstellungsdatum
  • Priorität / Servicelevel
  • Status

Vorteile eines Ticket-Systems

Transparenz und Übersichtlichkeit

Ein wichtiger Vorteil ist die Transparenz. Geschäftsführer und Abteilungleister sehen schnell:

  • Was ist dringend?
  • Wer macht wann was?
  • Wer hat Kapazitäten?

Dies bietet folgende Vorteile:

Vorteile für Kunden

  • Dringende Fälle können bevorzugt bearbeitet werden
  • Aufgaben werden fristgerecht erledigt
  • Der Kunde bekommt Rückmeldungen über den Bearbeitungsstand

Vorteile für das Unternehmen

  • Probleme lassen sich rasch identifizieren, Tickets weitergeben
  • Kann die Abrechnung vereinfachen

Ein Ticketsystem kann vor allem dann das Finanzmanagement unterstützen, wenn darin erfasst werden kann, ob sich aus dem jeweiligen Ticket eine Abrechnung erstellen lässt. So kann das Ticket nach technischer Fertigstellung einem Mitarbeiter zugewiesen werden, der einen kaufmännischen Abschluss prüft und ggf. eine Rechnungsstellung in die Wege leitet.

Tickets für das Wissensmanagement

Tickets können überdies auch Transfer, Dokumentation und Wissensmanagement ermöglichen:

  • Wir haben schon einmal etwas ähnliches gemacht, wie war es damals

Dafür ist es jedoch wichtig, dass sich Tickets leicht wiederfinden lassen. Hierbei kann eine Volltextsuche über das gesamte System hilfreich sein.

Tickets schnell erfassen

Es ist dazu nicht notwendig, Tickets manuell anzulegen. Dies kann beispielsweise auch direkt über den Onlineshop oder ein Formular auf der Webseite erfolgen. Die Tickets werden direkt im System angezeigt und können direkt zugeteilt werden. Dabei ist ggf. eine zusätzliche Benachrichtigung (z.B. via Pop-up, interne Nachricht oder E-Mail) sinnvoll, dass eine neue Anfrage eingegangen ist, damit nichts übersehen wird.

Nachteile von Ticketsystemen

Ein Ticketsystem kann Struktur und Transparenz ermöglichen. Für manche Unternehmen ist es aber auch einfach überdimensioniert.

  • Hoher Pflegeaufwand durch Anlage, Eintakten, Aktualisierung, Abnahme, Abschluss
  • Mögliche Zusatzkosten durch Inbetriebnahme (ggf. auch für Server)
  • Gegenwind von Mitarbeitern, die Überwachung oder Leistungskontrolle befürchten

Alternativen zu Ticket-Systemen

Es muss auch nicht immer ein Ticketsystem sein. Manchmal reichen eben doch einfache Aufgabenverwaltungen und ein Kalender wie in Outlook integriert oder auch ein Kanban Board wie Trello von Atlassian. In diesen übersichtlichen Tools sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben bei wem anstehen und wie der aktuelle Status der Bearbeitung ist.

Ab wann ist ein Ticketsystem sinnvoll?

Wenn strukturiertes Arbeiten nötig ist. Manchmal lohnt es sich schon für Einzelunternehmer, die viele Aufgaben erledigen müssen, manchmal auch erst für kleinere Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern.

Integrierte Ticketsysteme

Der höhere Verwaltungsaufwand rechnet sich bei entsprechendem Ticket-Volumen. Abhängig von den Prozessen im Unternehmen kann es Sinn machen, ein in ein ERP, CRM oder Warenwirtschaftssystem integriertes Ticketsystem zu nutzen. Dies hat den Vorteil, dass es keine fehleranfälligen Schnittstellen zwischen mehreren Systemen gibt bzw. die Systeme von vorneherein eng miteinander verzahnt sind. Die Tickets sind dann von Anfang an in Workflows zwischen Vertrieb, Service, Produktion und Finanzmanagement eingebunden, was ein zeitsparendes Arbeiten ermöglicht.

Chaotisches Lager – Vorteile und Einrichtung

Vorweg: Ein Lager,  in dem Lagerplätze nicht markiert sind und nur die Mitarbeiter wissen, wo welcher Artikel liegt – das ist kein chaotisches Lager, sondern ein statisches Lager.

Chaotische Lagerung – nur das System weiß Bescheid

Bei der dynamischen oder chaotischen Lagerhaltung hat jeder einzelne Artikel einen fest zugeordneten Lagerplatz. Doch die Artikel sind dabei kreuz und quer im Lager verteilt.  Der jeweilige Lagerort wird bei der Einlagerung von der ERP Lösung, dem Warenwirtschaftssystem oder der Lagersoftware nach speziellen Kriterien bestimmt.

Mögliche Kriterien für die Einlagerung:

  • Ist der Lagerort groß genug, um den Artikel dort verstauen zu können
  • Ist der Artikel leicht genug, um in ein Regal gestellt werden zu können?
  • Ist in unmittelbarer Nähe ein Artikel, mit dem der einzulagernde Artikel leicht verwechselt werden könnte?

Ein Beispiel zum letzten Punkt: Ein Barhocker in pink kann leicht mit einem Barhocker in rosa verwechselt werden.  Eine chaotische Lagerung kann so eingestellt werden, dass die rosa und pinken Artikel garantiert nicht nebeneinander liegen.

Die Vorteile der chaotischen Lagerung

  • Die Lagerplätze lassen sich optimal ausnutzen
  • Laufwege können noch besser optimiert werden, weil das System die Artikel auf einer Pickliste zusammenfasst, die am nächsten zusammen liegen
  • Der Mitarbeiter kann schnell den zu kommissionierenden Artikel entnehmen, ohne diesen genau prüfen zu müssen

Die Nachteile des dynamischen Systems

Nur das System weiß, welcher Artikel wo liegt. Das Unternehmen ist also auf die zugrundeliegende Software angewiesen. Dabei kann es sich um ein ERP System, ein Warenwirtschaftssystem oder eine Lagersoftware handeln.

Ein chaotisches Lager einrichten

Das chaotische Lager steht und fällt mit dem ERP System. Zwingend erforderlich ist eine exakte Erfassung eines jeden einzelnen Lagerplatzes. Bei unterschiedlich großen Lagerplätzen  ist wichtig, die Maße der Lagerorte und der jeweiligen Artikel zu erfassen. Wenn einzelne Artikel nicht nebeneinander gelagert werden sollen,  muss dies ebenfalls definiert werden.

Es ist aufwändig, aus einem statischen Lager ein softwaregestütztes chaotisches Lager zu machen. Und es kostet zusätzlich Geld, wenn dazu noch ein passendes ERP System benötigt wird. Doch die Investition lohnt sich langfristig – insbesondere wenn am Tag mehr als hundert Bestellungen versandfertig gemacht werden müssen oder saisonale Produkte verkauft werden wie im Textil- oder Sportartikelhandel. Für jeden Artikel einen festen Platz zu vergeben würde eine ungeheure Platzverschwendung bedeuten.

Weitere Artikel

Chaotische Lagerung vs. Statische Lagerung

Wie Sie mit der passenden Lagerhaltung Ihr Lager optimieren

Für die Lageroptimierung ist die Art der Lagerhaltung ein entscheidendes Kriterium. Die statische und die chaotische Lagerung sind die beiden häufigsten Lagerarten. Welche besser geeignet ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Das wichtigste Vorab: die chaotische Lagerung eignet sich für Unternehmen mit automatisierten Prozessen, die von einem Warenwirtschaftssystem unterstützt werden und bietet besonders bei großen, kaum überschaubaren Lagern bedeutende Vorteile (siehe unten). Für Unternehmen mit einem kleinen, überschaubaren Lager ist eine statische Lagerung in der Regel ausreichend.

Statische Lagerung

Grundsätzlich eignet sich die statische Lagerhaltung für Unternehmen, bei denen Folgendes zutrifft:

  • Der Artikelbestand ändert sich selten
  • Das Lager und Artikelmengen sind überschaubar
  • Es gibt genug Platz, um Saison- und Sonderartikel unterzubringen

Die Statische Lagerhaltung eignet sich also für kleinere Unternehmen, die ein überschaubares Lager und eine überschaubare Anzahl von Produkten haben. Jeder Artikel hat seinen festen Platz im Lager und lässt sich so ohne Probleme finden. Dies hat jedoch einen gravierenden Nachteil: Wenn ein Artikel ausverkauft ist, steht das entsprechende Regale leer. Dies ist dann problematisch, wenn neue Artikel eingeordnet werden sollen, für die jedoch eigentlich kein Platz mehr zu finden ist. Insbesondere bei Saisonalitäten kann dies negative Folgen haben – beispielsweise, wenn die Regale mit Winterkleidung überquellen, während in denen für Sommerkleidung gedachten Regalen gähnende Leere herrscht.

Tatsächlich liegt der Raumnutzungsgrad bei Festplatzlagerhaltung im Durchschnitt bei gerade einmal 60%. Ein weiterer Nachteil der statischen Lagerung besteht darin, dass einzelne Artikel übersehen werden können, wenn es keine auswertungen zu kassenschlagern und Ladenhütern gibt. Diese Lagerleichen binden unnötig Kapital oder aber vergammeln im wahrsten Sinne des Wortes. Darüber hinaus kann es bei der Kommissionierung zu Engpässen kommen – wenn beispielsweise bei besonders beliebten Artikeln ein hohes Kommissionieraufkommen besteht, bei dem sich die Lagermitarbeiter gegenseitig behindern.

Die chaotische Lagerung

Eine chaotische Lagerung ist dann sinnvoll, wenn folgende Kriterien zutreffen:

  • Eine effiziente Raumnutzung ist gewünscht
  • Das Lager ist groß und unübersichtlich
  • Automatisierte Prozesse bringen entscheidende Vorteile gegenüber manuellen Prozessen – vor allem in finanzieller Hinsicht
  • Ein dafür ausgelegtes Warenwirtschaftssystem ist bereits im Einsatz oder soll angeschafft werden

Bei der chaotischen Lagerung, die auch dynamische Lagerung genannt wird, werden alle Lagerplätze gekennzeichnet und digital erfasst. Das eingesetzte Warenwirtschaftssystem analysiert automatisch, welche Lagerplätze frei sind und ordnet den Artikeln einen freien Platz zu. So ist nur durch das Warenwirtschaftssystem bekannt, wo sich welche Artikel befinden. Das zugrundeliegende Warenwirtschaftssystem muss deswegen höchst zuverlässig und automatisiert arbeiten, um manuellen Suchaufwand zu vermeiden, der bei einem Systemausfall unvermeidlich wäre. Im schlimmsten Fall könnte Ware verloren gehen. Von Nachteil ist außerdem, dass sich die Laufwege im Lager verlängern können, weil die Artikel nicht nach Umschlagshäufigkeit angeordnet werden. Abhilfe schaffen hier nach Laufwegen optimierte Picklisten.

Eine dynamische Lagerung sollte darüber hinaus auch die Gegebenheiten des Lagerplatzes berücksichtigen, da es höchst unsinnig ist, schwere Ware auf den höchsten Regalen zu platzieren.

Chaotische Lagerung – Vorteile

Trotz diesen Nachteilen bietet die chaotische Lagerhaltung entscheidende Vorteile. Das Lager kann schneller bestückt werden und der Raumnutzungsgrad wird gesteigert. Da ähnliche Artikel an unterschiedlichen Lagerorten abgelegt werden, stehen sich die Lagermitarbeiter nicht gegenseitig im Weg. Dazu kommt, dass mehr Regale ausgelastet werden können. So lässt sich der Lagerplatz optimal nutzen, ohne dass weitere Regale erforderlich sind. Die Zuordnung der Waren zum Lagerplatz erfolgt in der Regel zeitsparend über Barcodescanner.

Für die chaotische Lagerung ist ein zuverlässiges Warenwirtschaftssystem mit automatisierten Prozessen notwendig. Damit werden in der Regel nicht nur die Lagerprozesse, sondern auch die Annahme der Kundenbestellungen, die Einkaufsprozesse sowie die Finanzbuchhaltung vereinfacht.

Disziplin –  das KO-Kriterium für die chaotische Lagerung

Der größte Aufwand bei der chaotischen Lagerhaltung fällt für die zentrale Datenpflege und die Auszeichnung der Produkte an. Dabei ist Disziplin wichtig – jede Warenentnahme aus dem Lager ist zwingend zu verbuchen, damit das System verlässlich arbeiten kann. Darüber hinaus ist Datensicherheit ein wichtiger Faktor – sollten die gespeicherten Daten einmal verloren gehen, müssten alle Artikel und Lagerplätze im schlimmsten Fall neu indiziert werden.

Mit der dynamischen Lagerhaltung das Lager optimieren

Neben der chaotischen und der statischen Lagerung gibt es auch Mittelwege, wie sich das Lager optimieren lässt. Dies ist insbesondere für Unternehmen wichtig, deren Ware einer Saisonalität unterliegt – wie zum Beispiel in der Textilbranche. Dabei werden beispielsweise die Kassenschlager an besonders leicht zu erreichenden Orten gelagert, um Laufwege zu verkürzen – im Idealfall jedoch so, dass sich Wareneingang und Warenausgang nicht gegenseitig behindern.

Für eine optimale Lagerverwaltung ist es zwingend notwendig, die Effizienz des bestehenden Lagersystems regelmäßig zu überprüfen. Wichtige Kriterien für die Analyse sind Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, eine Laufweganalyse sowie die Lagerumschlagsgeschwindigkeit. Warenwirtschaftssysteme stellen dazu in der Regel Auswertungsmöglichkeiten in Form eines Manager Cockpits oder eines Reportings bereit. Auch Funktionen wie ein Bestellvorschlag ist hilfreich, um die Lagermengen zu optimieren und die Bestände so niedrig wie möglich zu halten.

Risikomanagement Software

Eine Risiko Management Software liefert Unterstützung bei der Identifizierung von Risiken, hilft bei der Analyse und ermöglicht eine Risikoüberwachung. Wichtige Hilfsmittel sind dabei ein Kennzahlencockpit, Scorecards und Auswertungen.

Risikofaktoren darstellen

Ein Risikomanagement System kann beispielsweise die Eintrittswahrscheinlichkeit bestimmter Ererignisse berechnen und stellt diese grafisch dar. Im Vertrieb kann es sich dabei um Risikofaktoren wie eine unzureichende Preisbildung, ungünstiges Kundenspektrum oder den Marketeintritt von Konkurrenten handeln.

Auch lassen sich Umsatz- und Gewinnentwicklungen anzeigen und sowohl anhand von Vorjahreswerten als auch durch akteuelle Kennzahlen Risiken beispielsweise in Bezug auf die Liquidität von Unternehmen ermitteln.

Darüber hinaus ist es möglich, die Zahlungsfähigkeit von Kunden zu messen und bei häufigen Mahnungen nachzuhaken und gegebenenfalls die Zahlungsbedingungen zu ändern und nur noch Vorkasse anzubieten oder aktuelle Projekte und Leistungen einzufrieren.

Risiken schnell erkennen und eingreifen

Auch andere finanzielle Faktoren wie hohe Investitionen im Unternehmen, der Wegfall von zahlungskräftigen Kunden oder die wirtschaftliche Lage in Deutschland und auf den Weltmärkten kann eine Risiko Management Software analysieren. In einem Kennzahlencockpit werden die Risikofaktoren übersichtlich dargestellt. Oft werden dabei Ampelfarben verwendet. So können die verantwortlichen Risiken schnell erkennen und gegensteuern. Wenn beispielsweise hohe Investitionen geplant sind, können diese bei einer ungünstigen wirtschaftlichen Ausgangslage verschoben oder reduziert werden, bevor das Unternehmen ein finanzielles Risiko damit eingeht.

Wichtige Funktionen eines Risk Management Systems

Der Fokus einer Risk Management Software liegt auf der Überwachung von Controlling Kennzahlen durch Auswertungen, Risikocockpits, Berichten und Scorecards. Wichtig sind jedoch ebenfalls folgende Funktionen:

  • Kataloge mit Risiken, Gefährdungen und Bedrohungen
  • Auswertungen und Berichte
  • Risiko-Kennzahlen-Cockpits
  • Meldewesen bei auftretenden Risiken
  • Suchfunktion
  • Rechtemanagement

Damit die Risikomanagement Software ihre Wirkung bestmöglich entfalten kann, ist sie auf eine Vielzahl aktueller Informationen angewiesen. Deswegen ist es sinnvoll, das System in die bestehende IT Struktur im Unternehmen einzubinden. Deswegen sind Schnittstellen zu Business Intelligence Systemen sinnvoll. Teilweise ist ein Risk Management System bereits Teil von Enterprise Resource Planning Software, teilweise handelt es sich jedoch um eigenständige Risikomanagement Software.

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist wesentlich, um Projekte zu steuern und so für erfolgreiches Projektmanagement unerlässlich. Die beste Projektplanung ist hinfällig, wenn die einzelnen Projektschritte nicht ständig überwacht und nachgehalten werden. Dazu gehören folgende Bereiche:

Besonders der letzte Punkt ist wesentlich. Denn was nützt es, wenn Probleme erkannt, aber nicht gelöst werden? Der folgende Beitrag erläutert die Bedeutung von Projektcontrolling sowie die Umsetzung in Software-Lösungen wie ERP-Software.

Inhalt

Projektcontrolling – was ist das?

Projektcontrolling kann mit einem modernen Auto verglichen werden. Für die Bedienung  ist es wichtig, dass der Fahrer die Geschwindigkeit, die Tankanzeige und die Temperatur im Blick hat. Es ist nicht wichtig, dass der Fahrer über alle einzelnen Prozesse oder Abläufe Bescheid weiß, die das Auto fahren lassen. Müsste der Fahrer diese auch im Blick haben, könnte er sich mit Sicherheit nicht mehr auf den Verkehr konzentrieren.

Dieses Beispiel beschreibt anschaulich, dass es für den Projektmanager bei Projektcontrolling nicht notwendig ist, jeden einzelnen Projektbereich in und auswendig zu kennen. Viel wichtiger ist es, dass er regelmäßig alle Projektcontrolling Kennzahlen erhält, die erforderlich sind, um das Projekt zu steuern.

Wesentliche Kennzahlen können beispielsweise der Projektfortschritt und die Projektkosten im Vergleich zu den Sollwerten sein.

Abgrenzung zum Projektmanagement

Nach der Definition der DIN 69901 ist Projektmanagement die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts.“

Das bedeutet, Projektmanagement umschreibt alle Prozesse, die mit dem Projekt in Verbindung stehen. Dazu gehört Mitarbeiterauswahl und Mitarbeiterführung sowie alle sonstigen Prozesse, die das Projekt  planen, organisieren, kontrollieren und steuern.

Nach der DIN 69901 ist Projektcontrolling verantwortlich für das Erreichen der Projektziele durch die Maßnahmen „Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung“. Projektcontrolling unterstützt also das Projektmanagement beim Erreichen der Projektziele. Dabei wird die Effektivität und Effizienz des Projektes geprüft.

Ein Bereich, der dabei nicht immer im Fokus steht, ist die Abrechnung der Projekte. Dies ist teilweise nur bedingt in das Projektmanagement und Projektcontrolling integriert. Die Kostenabrechnung ist dabei ein wesentlicher Punkt. Schließlich werden Projekte in der Regel durchgeführt, um damit Geld zu verdienen. Gerade im Dienstleistungsbereich ist dies ein wichtiger Punkt, der nicht vergessen werden sollte.

Abgrenzung zum Controlling

Das Projektcontrolling ist ein Teilbereich des Unternehmenscontrollings. Controlling ist im Deutschen das gleiche wie internes Rechnungswesen. Das Controlling steuert und kontrolliert alle Unternehmensprozesse. Besonderer Schwerpunkt liegt auf der Sicherung und Mehrung des Unternehmensvermögens. Wie wir schon festgestellt haben, hat Projektcontrolling genau diese Aufgaben – bezieht sich aber ausschließlich auf ein Projekt.

Projektcontrolling Methoden

Drei Faktoren sind für Projektcontrolling essentiell: die Zeit bis zum Projektabschluss, aufgewendete Kosten bis zum Projektabschluss und der Fertigstellungsgrad.

Alle drei Kennzahlen können z.B. als Prozentzahl ausgewiesen werden. Wichtig ist natürlich, diese Kennzahlen rechtzeitig zu definieren.

Methoden des Projektcontrollings sind zum Beispiel:

Projektplan

Im Projektplan werden alle einzelnen Aktivitäten und beteiligten Personen aufgeführt. So hat der Projektverantwortliche immer im Blick, wer was zu tun hat. Wichtig ist es, den Projektplan bei Verschiebungen anzupassen.

Meilensteintrendanalyse

Eine weitere Methode ist das Setzen von Meilensteinen. Diese sind verbindlich für den Zeitplan. So kann zum Beispiel festgelegt werden, welcher Schritt am 10. Projekttag definitiv erreicht sein soll. Dazu ist es wichtig, dass der Zeitplan im Vorfeld realistisch erstellt wurde. Die Meilenstein-Trend-Analyse vergleicht die im Vorfeld festgelegten Meilensteine mit den tatsächlich erreichten Zeiten. Dies kann grafisch dargestellt werden und kann Grundstein für Auswertungen sein. So kann ein Trend für das Projekt abgeleitet werden. Diese Analyse kann auch dazu verwendet werden, generelle Trends für zukünftige Projektplanung abzuleiten.

Nutzwertanalyse

Der Vorteil der Nutzwertanalyse ist, dass damit nicht nur Kosten und Rentabilität sondern auch Faktoren wie die Bedeutung oder Wichtigkeit des Projektes mit einbezogen werden kann. Bei dieser Analyseform werden alle Fakten berücksichtigt, die auf das Projekt Einfluss nehmen können. Für jedes einzelne Projekt wird ein Punktwert definiert. Dieser zeigt den Grad der Erfüllung der Unternehmensziele an. Dies erfolgt in folgenden Schritten:

  •  Ziele bestimmen und gewichten
  • Punktwerte für die Projekte vergeben
  • Gewichte mit den zugehörigen Punkten multiplizieren
  • Gewichtete Punktgesamtsumme ermitteln
  • Sensitivität des Ergebnisses analysieren

Natürlich ist es auch bei der Nutzwertanalyse wichtig, im Vorfeld zu überlegen, welche Ziele dahinterstehen. In der Regel handelt es sich um Kosten-, Leistungs- oder Terminziele.

Gegensteuern bei Abweichungen

Wie eingangs erwähnt, ist das Wichtigste bei Projektcontrolling nicht die Überwachung der einzelnen Projektschritte und Projektkosten, sondern das sofortige Gegensteuern bei Abweichungen im Projekt. Damit dies zügig gelingt, ist es wichtig, von Anfang an Notfallpläne zur Hand zu haben. So ist es beispielsweise möglich, schnell Ersatz für ausgefallene Mitarbeiter zu beschaffen.

Wie ERP-Software helfen kann

Gute ERP-Software (Enterprise Resource Planning) bietet hier optimale Hilfestellung. In Unternehmen wird oft der Fehler gemacht, dass Projektcontrolling nicht genügend beachtet wird. Oft wird erst im Nachhinein festgestellt, dass das Budget überschritten wurde. Oder kurz vor dem Fälligkeitstag fällt den Projektverantwortlichen auf, dass wichtige Teile noch nicht umgesetzt wurden.

Für erfolgreiches Projektcontrolling – auch unter Einsatz von ERP-Software-müssen einige Bedingungen erfüllt sein.

Wichtig ist zuerst eine Zielplanung. Was ist das Ziel? Wie gelange ich dorthin? In welchen Schritten soll dies erfolgen? Dies muss in die ERP-Software eingepflegt werden.

Die Planungsstruktur muss mit der Abfragestruktur übereinstimmen. Zum Beispiel sollten Personalkosten und aufgewendete Zeit mit dem Projekt verbunden sein. Auch hier kann ERP-Software helfen: Wenn Arbeitszeiten und Personalkosten mit den Projekten verknüpft sind, ist es möglich, teilfertige Projekte zu berechnen. Auch so haben Sie die Kosten immer im Blick. Hierbei hilft eine integrierte Zeiterfassung.

Der Projektverantwortliche sollte die  Kennzahlen, die das ERP-System liefert regelmäßig kontrollieren. Zusätzlich verfügen manche ERP-Systeme über die Funktion eines Manager Cockpits mit Farbampeln, bei denen abweichende Projekte mit Ampelfarben markiert werden. Dieses warnt automatisch, wenn vorher definierte Sollwerte überschritten werden.