Abweichungsanalyse im Projektmanagement
Beim Soll-Ist-Vergleich wird bestimmt, wie hoch die Abweichung der Ist-Werte (z.B. Ist-Kosten, Ist-Arbeitszeit, Ist-Arbeitsmenge usw.) zu den entsprechenden Sollwerten bezogen auf einen bestimmten Termin ist. Der Soll-Ist-Vergleich, der auch Abweichungsanalyse genannt wird, ist ein wesentliches Werkzeug im Projektmanagement und insbesondere im Projektcontrolling.
Anders als die Projektnachkalkulation zielt der Soll-Ist-Vergleich darauf ab, Abweichungen von den IST-Werten möglichst für im Projektverlauf zu entdecken, um schnell eingreifen zu können.
Verglichen werden dabei beispielsweise
• Die für das Projekt veranschlagten Stunden
• Die für das Projekt kalkulierten Fremdkosten und Nebenkosten
• Die Einhaltung der abgesteckten Meilensteine
Das Wesentliche beim Soll-Ist-Vergleich ist Kontinuität. Von Anfang an sollte der Projektstand immer wieder überprüft werden, um Abweichungen schnell aufspüren und Gegenmaßnahmen einleiten zu können.
Der Soll-Ist-Vergleich-Zyklus
Um das Prinzip zu verstehen, hilft die Vorstellung, dass es sich um einen Zyklus handelt, der fortwährend dieselben Phasen durchläuft:
1. Definition des Soll-Zustands
2. Erfassung des IST-Zustands
3. Soll-Ist-Vergleich zur Bestimmung der Abweichungen
4. Analyse der Ursachen von Abweichung, Suche nach Lösungen
5. Einleitung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen
6. Überarbeitung der Planung (Termine, Kosten und Ergebnisse)
Abweichanalysen in Projektcontrolling Software
Der Soll-Ist-Vergleich ist Bestandteil von vielen Projektcontrolling und Enterprise Ressource Planning Lösungen. Häufig werden die Kennzahlen in einem Kennzahlencockpit mit Ampelfarben abgebildet. Budgets, die in Kürze überschritten werden, lassen sich dabei nach Ampelfarben kennzeichnen. Der Projektmanager sieht so auf einen Blick, wo sein Eingreifen erforderlich ist. Darüber hinaus bieten entsprechende Software-Lösungen oft ein internes Berichtswesen an, bei denen für das Projekt aufgewendete Zeiten und Lieferantenrechnungen auf einen Blick in Bezug auf die jeweiligen Budgets eingeschätzt werden können.