Warenwirtschaftssysteme unterscheiden sich erheblich im Funktions- und Leistungsumfang. Die Software-Lösungen für den Mittelstand benötigen jedoch mehr Funktionen als eine einfache Lagerverwaltung, Bestellwesen oder eine Kundenverwaltung, um einen echten Mehrwert zu bieten.

Vorteile von Warenwirtschaftssystemen im Überblick

• Überblick über das Unternehmen
• Automatisierung vieler Arbeitsabläufe
• Einfache Datenpflege
• Optimierung des Lagerbestandes
• Verwaltung aller Vertriebskanäle in  einem System (z.B.  eShop, Amazon, eBay und Kasse)
• Automatischer Abgleich aller externen Schnittstellen
• Echtzeit-Auswertungen – z.B. zu OPOS oder Lagerbestand
• zeitsparende Lagerhaltung – z.B. über Barcodescanner oder RFID
• Verwaltung mehrere Lager

Mit dem richtigen Warenwirtschaftssystem haben Unternehmen immer den aktuellen Lagerbestand im Blick. So ist eine punktgenaue Bestellung und eine Bestandsoptimierung möglich. Viele Warenwirtschaftssysteme können auch mehrere Lager verwalten. Wenn ein Online-Shop oder eine Kasse an das WaWi angeschlossen ist, werden die Verkäufe in die Software eingetragen und der Lagerbestand aktualisiert. Den Mitarbeitern liegen so stets die aktuellen Lagerbestände vor.

Umfassende Auswertungen

Wie die Übersicht der Vorteile zeigt, helfen waWis dabei, Lagerkosten zu sparen sowie unnötige Bestellungen zu vermeiden. Gute Warenwirtschaftssysteme sorgen außerdem für eine Sortimentsoptimierung. Die Warenwirtschaftssysteme werten über Jahre hinweg aus, welche Artikel sich sehr gut verkaufen und welche Artikel sich als Ladenhüter erweisen. So kann das Handelsunternehmen den Warenbestand entsprechend anpassen.

Alle Prozesse in einem System

Mit  Warenwirtschaftssystemen können auch Angebote und Rechnungen erstellt und Lieferscheine gedruckt werden. Auch Rücksendungen lassen sich abwickeln. Teilweise ist auch eine eigene Finanzbuchhaltung integriert. Im Idealfall decken Warenwirtschaftssysteme so alle Unternehmensprozesse ab.

Diese Vorteile kann ein Warenwirtschaftsprogramm aber nur erbringen, wenn die Prozesse des Unternehmens möglichst genau abgebildet werden. Wichtig ist auch, dass das System gut zum Unternehmen passt. Ein großes Handelsunternehmen braucht ein System, das große Datenmengen verwalten kann und komplexe Funktionen beinhaltet. Das kann für ein kleines Unternehmen völlig überdimensioniert sein. Denn je mehr Funktionen ein System hat, desto mehr Daten müssen gepflegt werden. Kleinere Unternehmen sind froh, wenn sie mit ihrem Warenwirtschaftssystem Lager, Einkauf und Kundendaten verwalten können. Dafür sind kleinere Lösungen wie zum Beispiel Lexware oder das kostenlose JTL gut geeignet. Besonders große Unternehmen benötigen jedoch Warenwirtschaftsprogramme, die für einen möglichst hohen Automatisierungsgrad sorgen können. Außerdem differieren große und kleine Warenwirtschaftssysteme im Preis erheblich.