Vorteile und Nachteile von Lastenheften als ERP Auswahlkriterium
Bei der Auswahl von Enterprise Ressource Planning Standard Software setzen viele mittelständische Unternehmen auf ein ERP Lastenheft. Dieses Vorgehen bei der ERP Auswahl bietet zahlreiche Vorteile. Denn das Lastenheft wird mehreren Anbietern vorgelegt, sodass sich diese gut vergleichen lassen.
Lastenheft als Kriterium für die ERP Auswahl – Vorteile
- Dokumentation von Ist- und Soll- Prozessen und Funktionen
- Ermöglichung einer standardisierten Auswertung mehrerer ERP-Anbieter
- Heranziehung zur Pflichtenhefterstellung als wesentliche Vertragsgrundlage
Ein Lastenheft ist keine Garantie für ein erfolgreiches ERP Projekt
Doch ein ERP Lastenheft birgt auch die Gefahr, dass individuelle und originelle Lösungen einzelner Anbieter nicht ausreichend berücksichtigt werden. Vor allem, wenn der Anbieter ehrlicherweise ankreuzt, die gewünschte Funktion nicht abbilden zu können, aber einen sinnvollen alternativen Lösungsansatz im Freitextfeld dokumentiert.
Wesentlich für die Lastenheft Auswahl ist es überdies, die einzelnen gewünschten Funktionen entsprechend zu priorisieren. Dabei ist insbesondere die die Abbildung der für den Erfolg des Unternehmens ausschlaggebenden Kernfunktionen wichtig.
Dies ist besonders dann schwierig, wenn das Anwenderunternehmen bisher vor allem mit Office-Lösungen wie Excel das Tagesgeschäft bewältigt hat. Denn nicht immer ist im Unternehmen das Know-How vorhanden, dass bei der Schaffung von software-tauglichen Prozessen notwendig ist. Deswegen nehmen viele mittelständische Unternehmen einen ERP-Berater zur Hilfe oder stellen für die ERP Einführung extra einen Mitarbeiter ein.
Das Lastenheft kann bei der Vorauswahl des Anbieters eine wichtige Rolle spielen. Die eigentliche Entscheidung sollte aber nach einer Software-Präsentation fallen. Diese kann online oder aber auch im Anwenderunternehmen vor Ort stattfinden.
ERP Lastenheft – Nachteile
- Geringe Flexibilität
- Hoher Aufwand bei der Erstellung des Lastenheftes
- Wenig Spielraum für Alternativvorschläge der ERP Anbieter
Sicher sein vor der Vertragsunterzeichnung
Um als Anwenderunternehmen auf der sicheren Seite zu sein, ist ein wichtiger Schritt vor der Vertragsunterzeichnung die Durchführung einer Prozessanalyse mit dem Anbieter. Ein vorher erstelltes ERP Lastenheft ist dabei sinnvoll, aber nicht zwingend notwendig – solange im Analyseworkshop die eingangs bereits erwähnte Analyse und Optimierung der wesentlichen Kernprozesse durchgesprochen wird. Dabei ist zwingend darauf zu achten, dass der ERP Anbieter diese im Standard abbilden oder gegebenenfalls anpassen kann. Wichtig ist dabei auch eine entsprechende Dokumentation. Diese hilft dem späteren Anwenderunternehmen, zu entscheiden, ob die Software des Anbieters alle wichtigen Kriterien erfüllt und ob eine Vertragsunterzeichnung sinnvoll ist. Im Übrigen sind zufriedene Kunden auch im Interesse des Software-Anbieters. Wenn wesentliche Funktionen nicht erfüllt werden können, sollte ein seriöser ERP Anbieter darauf hinweisen und das Projekt ablehnen – ERP Lastenheft hin oder her.
Fazit:
Ein Lastenheft kann Unternehmen bei der ERP Auswahl unterstützen, wenn auf eine entsprechende Priorisierung der wesentlichen Funktionen geachtet wird – und das Lastenheft nicht als finales Auswahlkriterium dient. Deutlich ausschlaggebender sind Anbieterpräsentationen und eine Prozessanalyse.