ERP Auswahlvorgang

Enterprise Resource Planning ist eines der wichtigsten Instrumente, das die Geschäftsprozesse eines Unternehmens unterstützt. Fehlentscheidungen durch ERP-Software-Probleme führen zu steigenden Kosten. Um das zu vermeiden, sollte die richtige ERP-Software für das Unternehmen eingekauft werden. Der ERP Kauf der Software bzw. die ERP Miete bindet das Unternehmen für einen langen Zeitraum an die Software. Dazu kommen Pflege, Wartung und die Weiterentwicklung des ERP-Systems. Daher sollte klar sein, welche Anforderungen und Bedürfnisse das Unternehmen an die ERP stellt. Dann steht einem erfolgreichen Kauf nichts mehr im Wege.

Die Auswahlplanung und die Auswahlkriterien werden in diesem Text beschrieben.

Der Auswahlvorgang

Zuerst werden Unternehmensziele, Unternehmensstrategie und geschäftliche Kernprozesse analysiert. Dies geschieht in Form einer Schwachstellenanalyse. Für den Auswahlprozess hinsichtlich des ERP wird die Frage gestellt, wie das ERP-System beschaffen sein muss, um diese Schwachpunkte zu beheben. Es werden dann Soll-Anforderungen an das ERP-System gestellt. Diese Sollanforderungen werden in zwei Anforderungsprofile geteilt. Das sind die Muss- und die Kann-Kriterien.
Die Muss-Kriterien sind Vorgaben, die unter allen Umständen eingehalten werden müssen. Es sind zwingende Vorgaben. Die Kann-Kriterien sind nice to have, sind aber keine KO-Kriterien. Zur Beurteilung der Kriterien wird oft ein ERP Lastenheft erstellt.

Im weiteren Verlauf wird das Angebot an ERP-Software unter diesen Kriterien studiert und die passende Software ausgewählt und gekauft bzw. gemietet. Es mag sein, dass zum Ende der ERP Auswahl  keine Software geeignet erscheint. Entweder fällt die Entscheidung dann zu Gunsten einer Software, die nicht allen Vorzügen entspricht oder es wird ein Hersteller gesucht, der eine maßgeschneiderte ERP-Software erstellt.

Auswahlkriterien

Die Leistungen, die das System erbringen muss, bestehen vor allem aus der Bereitstellung von Daten und allen Funktionen, die die Unternehmensprozesse des Betriebs unterstützen. Dabei sind Schnittstellen zu anderen Anwendungssystemenwichtig. Die Software muss skalierbar sein, im ganzen Unternehmen anwendbar und benutzerfreundlich. Weiter sollte sie die Softwarestandards, die das Unternehmen vorgibt, erfüllen. Dokumentationsfunktionen und weitere Softwarekomponenten wie Finanzbuchhaltung oder CRM sind ebenfalls nützlich. Der Anwender braucht fachliche Erfahrungen, die sich auf seine Branche, auf das Land und auf die Hersteller beziehen. Der Lieferant sollte qualifizierte Mitarbeiter haben, Beratung und Schulung gehören mit dazu.

Der Auswahlprozess steht und fällt mit der Möglichkeit, Informationen über die verschiedenen ERP-Systeme zu bekommen. Informationen finden sich im World Wide Web, teilweise in Fachzeitschriften, auf Messen wie der CeBIT und in Softwarekatalogen wie ISIS. Weiter geben Marktforschungsinstitute verwertbare Informationen.

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