Eine Projektnachkalkulation ist ein Teilgebiet von Projektcontrolling und hilft dabei, die Wirtschaftlichkeit von Projekten zu bestimmen und aus Fehlern zu lernen.
Drei Faktoren sind im Projektmanagement ausschlaggebend, damit Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können:
Qualität, Budget und Zeitrahmen
Viele Unternehmen haben jedoch keinen Überblick darüber, was sie mit ihrem Projekt verdient haben und ob es sich gerechnet hat. Viele Firmen nutzen Excel-Sheets für eine ungefähre Berechnung, was in der Praxis jedoch meist sehr mühsam ist. Denn in der Projekt-Nachkalkulation sollten die Eigenleistung in Stunden, Fremdleistungen sowie Lieferantenrechnungen den Projekteinnahmen gegenübergestellt werden.
Elemente einer Projektnachkalkulation
Eigenleistung
Diese wird oft in Stunden gemessen. In die Nachkalkulation sollten alle geleisteten Stunden einfließen – auch diejenigen, die vielleicht nicht abgerechnet werden können, weil es sich zum Beispiel um Fehlerbehebung handelt.
Fremdleistungen / Lieferantenrechnungen
Egal, ob Know How oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen zugekauft wurden oder Materialien für das Projekt angefallen sind – Fremdleistungen dürfen in der Projektnachkalkulation ebenfalls nicht fehlen.
Reisekosten
Genauso wichtig ist es, alle Reisekosten zu erfassen – egal, ob es sich um Tankquittungen, Bahnfahrten oder Übernachtungen handelt.
Projekteinnahmen
Die aufgewendeten Kosten werden nun mit den Einnahmen verglichen. Die Berechnung von Projekten erfolgt oft sehr unterschiedlich. Teilweise werden manche Positionen bereits im Vorfeld berechnet. Es kann aber auch sein, dass das Geld erst lange nach den eigentlichen Leistungen eingeht.
Diese Gegenrechnung liefert ein genaues Bild dessen, ob das Projekt sich für das Unternehmen gerechnet hat oder nicht.
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Projektnachkalkulation in der Praxis
Die Erkenntnisse, die die Berechnung mit sich bringt, lassen sich auf vergleichbare Projekte anwenden und können dazu beitragen, Projekte in Zukunft besser und gewinnbringender zu kalkulieren.
Eine Projektnachkalkulation ist Bestandteil von Projektmanagement Lösungen und ERP Software mit Projektmanagement. Idealerweise lassen sich Belege und Zeiten im System dem Projekt zuordnen und in einem Kennzahlencockpit oder im ERP Berichtswesen automatisiert anzeigen, ohne dass manueller Aufwand notwendig ist.
Wenn die Projekt-Abrechnung Monate oder Jahre später erfolgt
Insbesondere im Bereich von Entwicklungsprojekten oder bei Bauvorhaben ist es möglich, dass das Geld für das Projekt erst nach Monaten oder gar nach Jahren eintrifft. Um trotzdem die Wirtschaftlichkeit prüfen zu können, ist ein Soll-Ist-Vergleich hilfreich. Dabei werden bereits während der Projektphase Kosten und Zeiten gegen die geplanten Budgets gegengerechnet. So ist es möglich, den Projektverlauf zu überwachen und bei Abweichungen frühzeitig einzugreifen.