Ein in das Warenwirtschaftssystem integrierter Bestellvorschlag ist eine große Hilfe, um den Einkauf zu optimieren. Denn der Bestellvorschlag wertet im Rahmen des Bestellpunktverfahrens den einzelnen Artikeln hinterlegte Controlling Kennzahlen wie Sicherheits-, Soll- und Meldebestand aus und generiert daraus Bestellvorschläge. Damit dies funktioniert, ist es wesentlich, für jeden Artikel die entsprechenden Kennzahlen zu errechnen und im Warenwirtschaftssystem zu hinterlegen.
Der Sicherheitsbestand fungiert als eiserne Reserve für Notfälle. Ist für jeden Artikel ein Sicherheitsbestand hinterlegt, gilt es, die Lagerbestände entsprechend so zu füllen, dass der Sicherheitsbestand nicht unterschritten wird. Dafür ist der Meldebestand da. Wenn dieser unterschritten wird, löst das in automatisierten Warenwirtschaftssystemen automatisch einen Bestellvorschlag aus.
Bestandsmanagement mit Bestellvorschlag
Der Bestellvorschlag erzeugt automatisch Bestellvorschläge für Artikel, deren Meldebestand unterschritten ist. Bei selbstlernenden Systemen werden nicht nur die eingetragenen Bestände, sondern auch die Verkaufszahlen aus dem Vorjahr mit einbezogen. Das System erkennt Saisonalitäten und schlägt bei Unternehmen, für die beispielsweise das Weihnachtsgeschäft interessant ist, für die relevanten Zeiträume von vorneherein höhere Stückzahlen vor, die es aus den Daten der Vorjahre errechnet.
Im Bestellvorschlag lassen sich darüber hinaus verschiedene Lieferkriterien berücksichtigen und Lieferanten danach auswählen. Der Einkäufer kann individuell prüfen, ob er den Artikel schnellstmöglich erhalten möchte und dafür gegebenenfalls einen höheren Preis zahlt oder ob er längere Lieferzeiten in Kauf nimmt, dafür jedoch von niedrigen Einkaufspreisen profitiert.
Der Einkäufer hat die Möglichkeit, die Bestellvorschläge zu prüfen und freizugeben, worauf das Warenwirtschaftssystem automatisch Bestellungen erzeugt. Diese lassen sich einfach per Outlook als PDF versenden.
Lieferungen zuordnen
Sobald eine Lieferung eintrifft und Bestände auf Artikelpositionen gebucht werden, beginnt ein neuer Zyklus. Die Bestände im System werden angepasst. Ist beispielsweise ein Online-Shop angebunden, werden die Lagerbestände automatisch aktualisiert. So ist es möglich, auch dem Kunden aktuelle Informationen zur Artikelverfügbarkeit zukommen zu lassen.
Unternehmen profitieren nicht nur durch ein Bestandsmanagement mit Bestellvorschlag von einem Warenwirtschaftssystem. Weitere wichtige Funktionen sind Schnittstellen zu Shopsystemen und Marktplätzen, eine zeitsparende Belegerstellung, Lageroptimierung durch scannergestützte Kommissionierung und vieles mehr.