ERP-Systeme sollen möglichst benutzerfreundlich sein. Das belegen zahlreiche Studien. Neben flexiblen und effizienten Prozessen und einem umfasenden Unternehmensüberblick zählt Benutzerfreundlichkeit zu den wesentlichen Anforderungen an ERP-Systeme. Das macht Sinn. Schließlich sollen ERP-Systeme dabei helfen, die Unternehmensprozesse zu vereinfachen.
Übersicht: Kriterien für eine benutzerfreundliche Software
1. Einfache Struktur der Software
2. Einfaches Erlernen der Software möglich
3. Die Masken lassen sich individuell anpassen
4. Individuelles Menü
5. Benutzerspezifische Konfiguration – z.B. Belegungsmöglichkeit individueller Kurztasten
6. Arbeitsplatzunabhängige Personalisierung
7. Selbsterklärendes System
8. Direktbuttons und Quersprünge zwischen einzelnen Teilbereichen (vom Kunden ins Angebot, vom Angebot in den Artikel etc)
9. Suchfunktionen
10. Kopierfunktionen
11. Jeweils nur wenige Klicks notwendig, um ein Angebot / eines Auftrag / ein Projekt etc. zu erstellen.
12. Gleichzeitiges Öffnen von verschiedenen Masken möglich
Ein Beispiel: der Bestellvorschlag
Beispielsweise trägt ein automatisiertes Bestellwesen, in der Regel Teil von Warenwirtschaftssystemen, dazu bei, dass die Mitarbeiter sich hohen manuellen Aufwand sparen. Statt von Hand die Anzahl der Artikel zum Beispiel in Excellisten zu prüfen, erstellt das System auf der Datenbasis vergangener Monate und Jahre einen Vorschlag. Die Mitarbeiter brauchen diesen nur zu prüfen und mit einem Klick zu versenden. Es ist nur natürlich, dass die Mitarbeiter diesen Schritt als sinnvoll empfinden müssen. Denn wenn im System nicht klar ersichtlich ist, wie der Bestellvorschlag funktioniert, steigen die Mitarbeiter eventuell wieder auf die manuelle Prüfung um – und der Nutzen des ERP-Systems ist gleich null.
Anpassbare Spalten und Menüs
Um beim Beispiel des Bestellvorschlages zu bleiben: die zuständigen Mitarbeiter sollten die Möglichkeiten haben, die Anzeige nach eigenen Wünschen zu gestalten. Vielleicht sind bestimmte Informationen, die das System bereit stellt, weniger wichtig – der Mitarbeiter sollte die Möglichkeit haben, diese nach hinten zu verschieben, um die wesentlichen Punkte im blick zu haben – oder überflüssige Felder ganz auszublenden. So kommt er mit dem System viel besser zurecht. Auch macht es Sinn, dass nur die Mitarbeiter Zugriff auf die Funktion Bestellvorschlag haben, die damit wirklich arbeiten. Für den Vertrieb ist dies weniger interessant. Deswegen macht es Sinn, diese Funktionen dem vertrieb erst gar nicht anzuzeigen. Dies lässt sich bei vielen ERP-Lösungen über eine rollenbasierte Rechteverwaltung einstellen. So geht das Unternehmen nicht nur sicher, dass unbefugte Mitarbeiter etwas falsch machen – auch wird der Umgang mit der Software für die Mitarbeiter viel einfacher.
Wenn ein Unternehmen effizientere Prozesse wünscht, ist Usability also ein wichtiger Gesichtspunkt bei der ERP-Auswahl.