Ein Unternehmen hat im Allgemeinen eine große Anzahl von finanziellen und materiellen Ressourcen zur Verfügung. Doch alle diese Ressourcen sollen mit großer Sorgfalt gesteuert und verwaltet werden, damit ein maximales Ergebnis erzielt werden kann. Die Lösung für das Steuerungsproblem bietet ERP-Software. Solche Softwaresysteme werden von vielen Unternehmen eingesetzt, um ihre Ressourcen gut zu verwalten.
Die vorhandenen Ressourcen sind vielfältig: Finanzielle Güter wie Forderungen und Bankkonten, Material wie Lagerbestände und Stücklisten, Personen wie Kunden und Mitarbeiter, Dinge wie Gebäude und Büroausstattung.
ERP-Software verfügt über getrennte Module, die jeweils auf verschiedene Ressourcen spezialisiert sind: Buchhaltungssoftware, Lagerverwaltung, Customer Relationship Management (CRM), Human Resources (HR), Verkauf, Produktionsplanung und –steuerung (PPS), und so weiter.
Vollintegrierte Finanzbuchhaltung in ERP Software
Finanzbuchhaltung (FIBU) ist praktisch in jedem Unternehmen ein Thema, weil sie gesetzlich stark reglementiert wird. Will man nicht Ärger mit der Steuerbehörde bekommen, so leistet man sich eine solide Buchhaltungssoftware. Um diesen Kern ranken sich dann die anderen Module, die unabhängige Software-Einheiten darstellen.
Nehmen wir als Beispiel eine Debitorenverwaltung: Die Debitoren selbst und ihre Kontostände sind bereits in der FIBU vorhanden, und mithilfe dieser Basisdaten lassen sich Funktionen wie Statistiken und Mahnwesen ohne Weiteres integrieren.
Die Vorteile einer integrierten Finanzbuchhaltung
Hier liegt der Stärke von ERP: Die einmal vorhandenen Daten werden in vielen unterschiedlichen Bezügen ausgewertet, ergänzt und verwendet. Doppelerfassungen von Stammdaten entfallen gänzlich. Statistiken können quer über alle Module hinweg die Gesamtheit der Unternehmensdaten auswerten.
Außerdem wird vieles einheitlich, und die möglichen Synergien beschränken sich nicht nur auf die Daten. Die in das ERP integrierte Finanzbuchhaltung kann zum Beispiel dasselbe Statistikmodul verwenden wie die Lagerverwaltung. Die Anwender haben für alle Module eine einheitliche Benutzerschnittstelle vor sich und brauchen nur eine Kennung, ein Kennwort und ein einziges Log-in, um in verschiedenen Bereichen arbeiten zu können.
Durch eine gemeinsame Architektur aller Module wird der tägliche Betrieb vereinfacht, weil etwa die Datensicherung, die Ausstattung mit Hardware oder das Einspielen von neuen Programmversionen nur einmal gelernt werden muss. Gerade bei Administration und Betrieb des Ganzen ist daher mit relativ wenig Personalaufwand zu rechnen.