DMS

Dokumente verwalten mit DMS, CRM und ERP

Eine integrierte Dokumentenverwaltung trägt dazu bei, Informationen schnell zu finden. Am effektivsten  funktioniert das als integriertes Modul in einer ERP Komplettlösung.

Informationen strukturieren – aufwändiges Suchen vermeiden

Aktuelle Studien belegen, dass Mitarbeiter in Unternehmen zu fünfzig Prozent unproduktiven Tätigkeiten nachgehen. Ein wesentlicher Anteil dieser geht auf das Suchen nach Daten wie zum Beispiel nach Dokumenten, Daten, Protokollen, E-Mails und Ähnlichem zurück. Studien zufolge werden zwischen 13 und 20 Prozent der gesamten Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten aufgewendet. Wird dieser Prozentsatz einer Vollzeitstelle auf ein Kalenderjahr gerechnet, ergeben sich zwischen 25 und 40 Tage, in denen jeder einzelne Mitarbeiter nur mit Suchen beschäftigt ist. Tendenz steigend. Denn Hochrechnungen zufolge verdoppelt sich das Datenvolumen in jedem Unternehmen alle zwei Jahre. Viele Unternehmen sind dafür nicht gerüstet. Die Folge:  Informationen werden irgendwie und irgendwo nach Gutdünken des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt, was den Suchaufwand für die Kollegen in der Zukunft noch weiter steigern wird.

Übersicht schaffen mit einer Dokumentenverwaltung

Abhilfe schafft ein Dokumentenmanagementsystem. Darin lassen sich die Dokumente für das gesamte Unternehmen zentral ablegen. Wichtig ist dabei eine übersichtliche Ordnerstruktur sowie im Idealfall eine Volltextsuche oder – noch besser – eine unscharfe Suche, um die Dokumente schnellstmöglich aufzuspüren. Um den manuellen Aufwand noch weiter zu verringern, bietet sich ein in die IT Struktur integriertes DMS an, das Anschluss an das bestehende Enterprise Resource Planning System oder CRM System hat. Im Idealfall ist eine Komplettlösung mit ERP, CRM und einem prozessbegleitenden DMS im Einsatz.
Denn auch mit einer eingesetzten zentralen Dokumentenverwaltung kann es sehr aufwändig sein, eine Kundenanfrage zu bearbeiten.

Ein Beispiel: Der Service-Mitarbeiter möchte eine Kundenbeschwerde entschärfen.  Ohne ein zentrales System sucht er unter Umständen zuerst in seinem E-Mail-Programm nach der eingegangenen Beschwerde-E-Mail. Anschließend entnimmt er aus dem Dokumentenmanagement das Angebot. Nach dem Kundengespräch vermerkt er den Kontakt in der Kundendatenbank.

Bei einer IT Komplettlösung reicht es aus, den Kunden im CRM aufzurufen. Dank dem prozessbegleitenden DMS findet er alle Vorgänge zum Angebot, sämtliche E-Mails und die Dokumentation eines jeden einzelnen Kontakts, ohne sich durch verschiedene Lösungen klicken zu müssen. Das DMS trägt so wesentlich dazu bei, Zeit zu sparen. Darüber hinaus lassen sich die einzelnen Prozesse nachvollziehen – so ist stets bekannt, welcher Mitarbeiter welchen Arbeitsschritt erledigt oder aber auch nicht erledigt hat.

Wie kommen die Daten in das DMS?

Viele Mitarbeiter stehen einem Dokumentenmanagement jedoch skeptisch gegenüber, denn sie fürchten hohen Aufwand beim Einscannen der Dokumente. Dies ist jedoch in der Regel unbegründet. In der Regel werden bei einer integrierten Dokumentenverwaltung erstellte Angebote, Aufträge und Rechnungen automatisch dem jeweiligen Kunden zugeordnet und im CRM Bereich hinterlegt. Dokumente wie Excel-Listen, Word-Dokumente oder PDFs lassen sich oft einfach per Drag and Drop zuordnen. Für größere Datenmengen gibt es spezielle DMS-Scanner, die teilweise 40 Seiten und mehr in der Minute schaffen. Viele ERP Systeme verfügen zusätzlich über eine Verknüpfung mit Outlook oder anderen E-Mail-Programmen, durch die sich auch E-Mails einfach in das System ziehen lassen.

Revisionssichere Dokumentenarchivierung

Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen. Neben den vorgestellten prozessbegleitenden Systemen ist der Großteil der DMS Lösungen dafür gedacht,  Dokumente revisionssicher abzulegen – also so archivieren, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weitere Vorgaben erfüllt werden. Revisionssicherheit ist jedoch nicht alleine durch eine bestimmte Software- oder Hardwarelösung gegeben. Weitere Bestandteile der Revisionssicherheit sind die Qualität der gesamten Informationen und Prozesse, der ordnungsgemäße Umgang mit den Dokumenten sowie der sichere Betrieb im Unternehmen. Eine revisionssichere Dokumentenverwaltung ist also nicht nur abhängig vom eingesetzten DMS-System.

Fazit – Zeit sparen mit einer integrierten Dokumentenverwaltung

Dokumentenmanagementsysteme sorgen dafür, dass alle Daten zentral gespeichert werden und die berechtigten Mitarbeiter schnell und direkt auf alle wesentlichen Informationen zugreifen können. Durch DMS-Scanner und E-Mail-Integration gelangen die Dokumente schnell in das Programm. Besondere sinnvoll ist es, wenn mit einem Klick alle prozessrelevanten Daten eingesehen werden können. Dazu bietet sich eine in die ERP Software integrierte Dokumentenverwaltung an.