Eine gutes ERP-System (Abkürzung für Enterprise Resource Planning System) soll möglichst viele unternehmerischen Vorgänge verwalten, um sie so effizient wie möglich zu steuern. Der Trend geht hier immer mehr in Richtung Flexibilität. War es zu Beginn des Einsatzes von ERP-Software noch ausreichend, einzelne Aspekte, wie etwa die Zeiterfassung, übersichtlich und zeitsparend zu erledigen, übernahmen ERP-Programme bald immer mehr und komplexere Aufgaben. Was liegt auch näher, wenn ERP-Programme die Personalwirtschaft, das Projektmanagement, Controlling, Marketing, Dokumentenmanagement, Materialwirtschaft und Rechnungswesen einzeln verwalten konnten, möglichst viel davon zusammen zu managen. Das ERP System muss zusätzlich an neue Anforderungen und neue Aufgaben angepasst werden können – zum Beispiel durch Individualentwicklungen. Je mehr man unter einen Hut bringt, desto größer sind die Synergien.
Alles in einem System
Diese Entwicklung wurde durch die immer einfacher gewordene Benutzung eines ERP-Programms begünstigt. Selbst die Auswertung einer großen Menge sehr umfassender unternehmerischer Daten und Prozesse kann mit moderner ERP-Software mit wenigen Klicks bewerkstelligt werden. Idealerweise vereint daher ein ERP-Programm für den Handel CRM, Fibu, DMS, Einzel- und Großhandelsfunktionen. ERP für Produktion oder Projektmanagement muss zusätzlich über eine Produktionssteuerung oder ein integriertes Projektmanagement verfügen, um möglichst alle Prozesse abzubilden.
Einfache Abläufe über das Web
Da immer mehr Anbieter von ERP-Software auf webbasierte Programme setzen, erhält man als Nutzer weitere Vorteile. Zugriffe auf das eigene System können externen Usern ermöglicht werden. Damit können zum Beispiel Lieferanten und Kunden in Geschäftsprozesse (B2B) eingebunden werden, woraus sich wesentliche Vereinfachungen alltäglicher Arbeiten ergeben. Gerade weil durch neue Technologien immer mehr möglich wird, dadurch die Projekte aber auch immer komplexer werden, braucht man so viel Flexibilität wie möglich, um Zeit und Kosten zu sparen. Außerdem ist es sehr teuer, bei neuen Unternehmensabläufen stets Erweiterungen oder gar ein komplett neues System kaufen zu müssen.