ERP Projektabschluss

Der Projektabschluss ist die letzte Phase eines Projektes und umfasst üblicherweise Schritte wie Produktabnahmen, Projektanalysen, Evaluierung vom Projektergebnis sowie Erfahrungssicherung.
Wie jedes Projekt ist ein Projektabschluss auch für ERP Projekte sinnvoll.

Der ERP Projektabschluss

Zum ERP Projektabschluss gehören folgende Maßnahmen:

  • Klassische Projektanalyse – wurde das Projekt in time, budget und quality durchgeführt?
  • Analyse des Ist-Zustands: wurden mit der ERP Einführung alle Ziele erreicht? Ist gegebenenfalls noch eine Nachbesserung erforderlich?
  • Vorbereitung der ERP Nachbereitung, beispielsweise durch Evaluationsbögen

Umfassende Projektanalyse

Zum Projektmanagement gehört eine umfassende Analyse der Projektergebnisse. ERP Projekte sind keine Ausnahme. Ein weiterer wesentlicher Faktor bei einem ERP Projektabschluss ist die Analyse der anfallenden ERP Kosten. Dazu werden in der Regel Modelle und Kennzahlen wie Return on Invest und Total Cost of Ownership verwendet. Um möglichst genaue Kennzahlen zu erhalten und den ERP Projekterfolg möglichst genau zu messen, ist es sinnvoll, diese nicht nur einmal beim Projektabschluss zu ermitteln, sondern diese Zahlen regelmäßig zu überprüfen. Wesentlich ist jedoch auch, zu überprüfen, ob der Zeitplan der ERP Einführung eingehalten wurde – und gegebenenfalls, warum er nicht eingehalten wurde. Dabei spielt oft eine Rolle, dass Mitarbeiter nicht freigestellt und das Tagesgeschäft, dass diese neben der ERP Einführung noch abwickeln sollten, unterschätzt wurde. Die aus der ERP Projektanalyse gewonnenen Erkenntnisse sind nicht nur für die nächste Software Einführung wichtig, sondern können auch wichtige Anhaltspunkte bei Qualitätsmanagement Projekten oder anderen internen Projekten geben.

ERP Nachbereitung durch regelmäßiges Nachhalten

Klassischerweise gilt ein ERP Projekt als abgeschlossen, wenn die Mitarbeiter ERP Schulungen erhalten haben und damit beginnen, das System effizient zu nutzen. Insbesondere bei zeit- und kostenintensiven ERP Einführungen ist es jedoch wichtig, regelmäßig nachzuhalten, wie die Mitarbeiter mit der Software umgehen. Dazu bietet es sich an, in regelmäßigen Abständen – zum Beispiel jährlich oder sogar halbjährlich – zu überprüfen, ob die Mitarbeiter die Software so nutzen wie angedacht. Mitarbeiter, die unzufrieden mit dem System sind, schaffen oft Workarounds, um das System zu umgehen. Die Folge: womöglich werden nicht alle Informationen im System erfasst – die Folge kann sich in einer fehlenden Transparenz niederschlagen. Oder aber die Mitarbeiter sind unzufrieden, da ihnen das System zu komplex erscheint und sie den Nutzen nicht verstehen, der hinter der Einführung steckt. Solch eine Unzufriedenheit kann auch lange nach der ERP Einführung auftreten – zum Beispiel, wenn neue Mitarbeiter mit dem System arbeiten und keine umfassende ERP Schulung erhalten haben oder aber die durch die Software vorgegebenen Prozesse nicht mehr zu einzelnen Unternehmensabläufen passen.

Fazit – ERP Projektabschluss

Viele Unternehmen legen keinen großen Wert auf einen umfassenden ERP Projektabschluss. Dadurch geht ihnen jedoch viel Potenzial verloren.
Durch fehlendes Nachhalten des Return on Invest fehlt die wichtige Kostentransparenz über die Investition.
Eine herrschende Unzufriedenheit der Mitarbeiter mit dem System wird oft nicht erkannt – die Effizienz, die mit der Software erreicht werden sollte, geht verloren
Da das Projekt nicht ausgewertet wird, werden wichtige Fehlerquellen und Störfaktoren nicht erkannt, die für andere Projekte interessant sein könnten
Diese genannten Punkte lassen sich nur durch einen umfassenden ERP Projektabschluss vermeiden.